في الأعمال التجارية، غالبًا ما نحتاج إلى تسريع المحادثات والمعاملات مع العملاء.ولكن لا ينبغي استخدام بعض اختصارات المحادثة.

بفضل النص، أصبحت الاختصارات والمختصرات أكثر شيوعًا اليوم من أي وقت مضى.نحن نبحث دائمًا تقريبًا عن طريق مختصر، سواء كنا نرسل بريدًا إلكترونيًا أو نتحدث عبر الإنترنت أو نتحدث إلى العملاء أو نرسل إليهم رسائل نصية.

ولكن هناك مخاطر في اللغة المختصرة: في كثير من الحالات، قد لا يفهم العملاء والزملاء النسخة المختصرة، مما يتسبب في سوء التواصل وضياع الفرص لخلق تجربة رائعة.قد يشعر العملاء وكأنك تتحدث فوقهم أو تحتهم أو حولهم.

على مستوى الأعمال، تبدو "المحادثات النصية" غير مهنية في كل موقف تقريبًا باستثناء المزاح الودي عبر الهاتف المحمول.

في الواقع، يمكن أن يؤدي التواصل الكتابي السيئ مع العملاء والزملاء إلى تعريض الحياة المهنية للخطر، حسبما توصلت دراسة استقصائية أجراها مركز ابتكار المواهب (CTI).(ملاحظة: عندما يتعين عليك استخدام الاختصارات، فإن الجملة السابقة هي مثال على كيفية القيام بذلك بشكل جيد. ارجع إلى الاسم الكامل عند الإشارة الأولى، ضعه بين قوسين واستخدم الاختصار في بقية الرسالة المكتوبة.)

لذلك عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع العملاء عبر أي قناة رقمية، إليك ما يجب تجنبه:

الحديث النص بدقة

ظهرت العديد من الكلمات المزعومة مع تطور الأجهزة المحمولة والرسائل النصية.لقد تعرف قاموس أكسفورد الإنجليزي على بعض الاختصارات النصية الشائعة مثل LOL وOMG.لكن هذا لا يعني أنهم مناسبون لأغراض الاتصالات التجارية.

تجنب هذه الاختصارات الأكثر استخدامًا في أي اتصال إلكتروني:

• راجع للشغل - "بطريقتهم"
• LOL - "الضحك بصوت عالٍ"
• ش - "أنت"
• يا إلهي – “يا إلهي”
• THX - "شكرًا"

ملاحظة: نظرًا لوجود معلومات في مجال الاتصالات التجارية قبل فترة طويلة من إرسال الرسائل النصية، فإنها لا تزال مقبولة في معظمها.بخلاف ذلك، فقط قم بتوضيح ما تريد قوله حقًا.

مصطلحات غامضة

قل أو اكتب في أسرع وقت ممكن، وسيفهم 99% من الأشخاص أنك تعني "في أسرع وقت ممكن".وفي حين أن معناها مفهوم عالميًا، إلا أنها في الواقع تعني القليل جدًا.دائمًا ما يكون رأي شخص واحد بشأن ASAP مختلفًا تمامًا عن الشخص الذي وعد به.يتوقع العملاء دائمًا أن يكون ASAP أسرع مما يمكنك تقديمه.

وينطبق الشيء نفسه على التخلص من الذخائر المتفجرة (نهاية اليوم).قد ينتهي يومك في وقت أبكر بكثير من يوم العميل.

لهذا السبب يجب تجنب ASAP وEOD وهذه الاختصارات الغامضة الأخرى: NLT (في موعد لا يتجاوز) وLMK (أخبرني).

مصطلحات الشركة والصناعة

قد يكون "ASP" (متوسط ​​سعر البيع) شائعًا في مكان عملك مثل عبارة "استراحة الغداء".ولكن ربما لا يكون لها أي معنى بالنسبة للعملاء.أي مصطلحات واختصارات شائعة لديك — بدءًا من وصف المنتج وحتى وكالات الرقابة الحكومية — غالبًا ما تكون غريبة على العملاء.

تجنب استخدام المصطلحات عند التحدث.ومع ذلك، عندما تكتب، فلا بأس من اتباع القاعدة التي ذكرناها أعلاه: قم بتهجئة الكلمة في المرة الأولى، ثم ضع الاختصار بين قوسين واستخدم الاختصار عند ذكره لاحقًا.

ما يجب القيام به

لغة الاختصار - الاختصارات والمختصرات والمصطلحات - في الرسائل النصية والبريد الإلكتروني مقبولة في عدد محدود من المواقف.فقط ضع هذه الإرشادات في الاعتبار:

اكتب فقط ما ستقوله بصوت عالٍ.هل ستقسم أو تقول LOL أو تشارك شيئًا سريًا أو شخصيًا مع زملائك أو العملاء؟على الاغلب لا.لذا، احتفظ بهذه الأشياء بعيدًا عن التواصل المهني المكتوب أيضًا.

انتبه لنغمتك.قد تكون ودودًا مع العملاء، لكن من المحتمل أنك لست أصدقاء، لذا لا تتواصل كما تفعل مع صديق قديم.بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تبدو الاتصالات التجارية دائمًا احترافية، حتى عندما تكون بين الأصدقاء.

لا تخف من الاتصال.فكرة الرسائل النصية، وفي معظم الحالات، البريد الإلكتروني؟الإيجاز.إذا كنت بحاجة إلى نقل أكثر من فكرة واحدة أو بضع جمل، فمن المحتمل أن تقوم بإجراء مكالمة.

ضع توقعات.دع العملاء يعرفون متى يمكنهم توقع ردود نصية وبريد إلكتروني منك (على سبيل المثال، هل سترد في عطلات نهاية الأسبوع أو بعد ساعات العمل؟).

نسخ من موارد الإنترنت